Jak przechowywać dokumenty w biurze? Najważniejsze informacji

Choć żyjemy w dobie wszechobecnej cyfryzacji digitalizacji, nieodłączną częścią funkcjonowania każdej firmy wciąż pozostaje tworzenie i archiwizacja najróżniejszej dokumentacji. Co należy podkreślić, w przeważającej większości są to ważne dokumenty, które mogą zawierać również wrażliwe dane osobowe. Zatem jak przechowywać dokumenty w biurze, by zadbać zarówno o tajemnice przedsiębiorstwa, ale też prywatność pracowników?

Jakie dokumenty muszą być przechowywane w firmie?

Każdy, kto prowadzi firmę, jest zobligowany do przechowywania różnego rodzaju dokumentacji – zarówno pracowniczej, jak i związanej z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Wynika to z przepisów prawa, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentów księgowych, które w wielu przypadkach wciąż nakładają na firmy obowiązek przechowywania dokumentów w tradycyjnej formie przez określony czas. W firmie należy przechowywać dokumenty takie, jak:

ewidencje sprzedaży produktów lub usług,
faktury kosztowe i sprzedażowe,
księgi przychodów i rozchodów,
dokumenty podatkowe, w tym związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem,
dowody księgowe, które potwierdzają wszelkiego rodzaju wydatki wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej,
dokumenty inwentaryzacyjne,
dokumenty kadrowo-płacowe, takie jak umowy z pracownikami, akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń.

Jak zadbać o prawidłowe przechowywanie dokumentów?

By dobrze zaplanować przechowywanie dokumentów w biurze, należy mieć na uwadze przede wszystkim bezpieczeństwo dokumentacji – dokumenty muszą być przechowywane w miejscu, które jest zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniem czy zniszczeniem. Jednocześnie przechowywane dokumenty powinny być łatwo dostępne dla osób upoważnionych. Ponadto dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, by możliwe było ich szybkie odnalezienie.

Ważna jest jednak odpowiedź nie tylko na pytanie, jak przechowywać dokumenty w biurze, ale też – gdzie należy je archiwizować. Powinno zostać wyznaczone do tego osobne pomieszczenie, które zostało zaprojektowane w sposób zapewniający efektywność i komfort użytkowania, jak i bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji. Co warto mieć na uwadze, aranżując taką przestrzeń?

Do przechowywania dokumentów wybierz odpowiednie meble i akcesoria. Niezależnie od tego, czy są to dokumenty księgowe, regulaminy, umowy, dokumenty czy akta pracowników, właściwie dobrane szafy i regały biurowe pozwolą Ci je uporządkować i zapanować nad stosami segregatorów. Co więcej, dobierając meble biurowe do przechowywania, możesz zdecydować się na pojedynczy element wyposażenie lub cały zestaw mebli. Jeśli dostęp do wybranych akt mają mieć tylko niektórzy pracownicy, polecanym rozwiązaniem są zamykane szafy biurowe, z którymi zyskasz pewność, że dokumenty są bezpieczne i przechowywane we właściwy sposób.

Ponadto w pomieszczeniu do przechowywania dokumentów powinna panować odpowiednia temperatura i wilgotność, by zapobiec zniszczeniu dokumentów. Wnętrze należy także chronić przed nadmiernym nasłonecznieniem – światło słoneczne może powodować blaknięcie papieru i tuszu. By prawidłowo przechowywać dokumenty w firmie, należy też pamiętać o regularnych porządkach i systematycznej archiwizacji dokumentów. Dobrym pomysłem jest stosowanie etykiet do znakowania segregatorów, półek czy pudełek, które pozwalają na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.

Specjaliści BKCONCEPT pomogą Ci zaplanować przechowywanie dokumentów w biurze i dobrać wyposażenie, które spełnia Twoje potrzeby i dzięki któremu zawsze będziesz wiedzieć, gdzie czego szukać.

Jak długo należy przechowywać dokumenty w firmie?

Przechowywanie dokumentów jest konieczne przez czas określony w przepisach prawa. W zależności od rodzaju dokumentów, muszą być one przechowywane przez 5, 10 lub 50 lat.

Przez 5 lat należy przechowywać:

dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące przekazane do ZUS od początku 2012 roku,
dokumenty zgłoszeniowe do ZUS (ZUS ZUA),
księgi przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe,
ewidencje i rejestry podatkowe,
dokumenty inwentaryzacyjne,
faktury zakupowe i sprzedażowe,
roczne sprawozdania finansowe.

Przez 10 lat trzeba przechowywać:

dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące przekazane do ZUS do końca 2011 roku,
zgłoszenia ZUS IWA,
pozostałe dokumenty pracownicze.

Przez 50 lat należy przechowywać:

dokumenty pracownicze, akta osobowe listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.

Co ważne, w przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku akta osobowe muszą być przechowywane nie przez 50, a 10 lat. Z kolei w przypadku zatrudnienia przypadającego między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku pracodawca może zdecydować, czy będzie przechowywać dokumenty pracownicze przez 10, czy 50 lat. Jeśli wybierze krótszy okres, musi wysłać do ZUS-u raport informacyjny. Na tej podstawie były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych oraz możliwości ich odbioru.

Należy mieć również świadomość, że zamknięcie firmy nie zwalnia firmy z obowiązku przechowywania dokumentacji – dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców zatrudniających pracowników. W takiej sytuacji okres przechowywania dokumentów pozostaje bez zmian. Ponadto były przedsiębiorca musi wskazać odpowiedni podmiot, taki jak archiwum, w którym dokumentacja będzie przechowywana.