Jak urządzić biuro? 10 praktycznych wskazówek

Odpowiednie warunki pracy sprzyjają pozytywnej atmosferze wśród pracowników, ale też mogą zwiększać ich efektywność i kreatywność, co z kolei przekłada się na pozytywne wrażenia klientów czy kontrahentów. Uzyskanie takiego efektu staje się znacznie łatwiejsze dzięki przemyślanej i starannie zaplanowanej aranżacji biura. Jak jednak urządzić biuro i na co zwrócić uwagę na każdym etapie realizacji projektu?

Jak urządzić biuro w pracy i dlaczego aranżacja ma znaczenie?

Urządzanie biura ma na celu nie tylko stworzenie estetycznej, stylowej przestrzeni. Odpowiednia aranżacja biura może przynieść znacznie więcej korzyści – wzrost zaangażowania pracowników w rozwój firmy, zwiększenie ich identyfikacji z marką, pobudzanie kreatywności i produktywności, a także – co jest równie istotne – zapewnienie pracownikom komfortu oraz podnoszenie poziomu ich zadowolenia. Ponadto wygodne, stylowe i dobrze wyposażone biuro stanowi skuteczną zachętę dla pracowników pracujących hybrydowo lub w większości zdalnie, żeby chętniej i częściej pojawiali się w siedzibie firmy.

Urządzanie biura krok po kroku. Co wziąć pod uwagę?

Urządzanie biur to proces, do którego należy odpowiednio się przygotować. Tylko w ten sposób można osiągnąć oczekiwany rezultat i stworzyć przestrzeń zarówno komfortową dla pracowników, jak i będącą wizytówką firmy oraz podkreślającą jej charakter. Co zatem trzeba mieć na uwadze i jak urządzić biuro krok po kroku?

Powierzchnia biura oraz rodzaj przestrzeni

Do kluczowych aspektów, jakie należy uwzględnić podczas urządzania biura, jest dostępna powierzchnia oraz struktura i liczba pracowników, dla których trzeba na niej znaleźć miejsce. Te dwa czynniki w istotnym stopniu determinują możliwe do wdrożenia rozwiązania czy to, jakie meble biurowe najlepiej się sprawdzą. Oprócz powierzchni biura ważny jest także jest rodzaj – a zatem, czy jest to przestrzeń otwarta, czy zamknięta, a może powinna zostać podzielona na poszczególne działy.

Komfort pracowników, czyli jak urządzić wygodne biuro?

Aranżacja biura będzie sprzyjać kreatywności i produktywności pracowników wyłącznie wtedy, gdy będzie zapewniać im optymalny komfort i ergonomiczne warunki do pracy. Należy bowiem pamiętać, że w pracy spędza się przeciętnie 8 godzin dziennie, z tego większość w pozycji siedzącej – stąd dbałość o zdrowia członków zespołu jest kluczowa dla utrzymania ich zaangażowania i efektywności na odpowiednim poziomie. Odpowiadając więc na pytanie, jak urządzić biuro w pracy, nie sposób pominąć wysokiej jakości wyposażenia biura.

Na liście muszą znaleźć się przede wszystkim wygodne i ergonomiczne fotele biurowe, które umożliwiają ruch w różnych kierunkach, pozwalają na dostosowanie wysokości i głębokości siedziska, są wyposażone w regulowane oparcie z funkcją zmiany kąta nachylenia i podłokietniki o regulowanej wysokości i szerokości oraz zapewniają podparcie lędźwiowe. Nieodzowne w każdym biurze są też biurka – klasyczne lub nowoczesne biurka elektryczne, które umożliwiają zmianę z pozycji siedzącej na stojącej, tym samym wymuszając zdrowy ruch.

Urządzanie biura a akustyka pomieszczenia

Odpowiedni komfort pracy to nie tylko wygodne meble, ale również optymalne warunki do wykonywania codziennych zadań. W tym kontekście należy wspomnieć przede wszystkim o akustyce pomieszczenia. Aranżacja biura powinna redukować hałas i ograniczać pogłos, by zarówno nieformalne, jak i oficjalne rozmowy nie przeszkadzały innym pracownikom, co może być uciążliwe zwłaszcza w biurach typu open space. Wyzwaniu temu pomogą nam sprostać meble akustyczne, takie jak panele akustyczne, oddzielające poszczególne stanowiska pracy, oraz budki akustyczne, pozwalające na przeprowadzanie rozmów służbowych czy uczestnictwo w wideokonferencjach bez rozpraszania innych pracowników.

Aranżacja biura z przestrzenią konferencyjną

W każdym biurze powinna znaleźć się co najmniej jedna sala konferencyjna, w której można organizować spotkania i szkolenia wewnętrzne, przyjmować klientów, kontrahentów i potencjalnych partnerów biznesowych czy organizować telekonferencje z większą liczbą uczestników. Na etapie projektowania biura trzeba więc określić, ile takich sal oraz o jakiej powierzchni powinno się w nim znaleźć. Eleganckie wyposażenie, w tym stoły konferencyjne oraz krzesła konferencyjne, z pewnością pozwolą stworzyć inspirujące, właściwie wyciszone oraz komfortowe wnętrze sprzyjające rozmowom na każdym szczeblu. Ważne będą jednak nie tylko meble konferencyjne, ale także sprzęt i akcesoria multimedialne, takie jak mediaporty, kanały kablowe oraz przelotki i przepusty.

Jak urządzić biuro w zgodzie z trendami, wizerunkiem firmy i gustem pracowników?

Zastanawiając się, jak urządzić biuro, należy wziąć pod uwagę obowiązujące trendy, ale też specyfikę biznesu, charakter branży oraz rodzaj wykonywanej na co dzień pracy. Biuro powinno odzwierciedlać i podkreślać charakter działalności – o pożądane wrażenie warto więc zadbać już od progu, dobierając odpowiedni styl i dodatki. Istotnym aspektem są również cechy i oczekiwania pracowników oraz plany rozwoju firmy, by biuro mogło spełniało jej potrzeby nie tylko dzisiaj, ale także w przyszłości. Do procesu na początkowym etapie można zatem śmiało zaangażować pracowników i zapytać ich, na czym im zależy czy jaką mają wizję przestrzeni.

Urządzanie biura – o czym jeszcze pamiętać?

W każdym biurze powinna też znaleźć się kuchnia, której wielkość trzeba dostosować do liczby pracowników. Podczas projektowania biura należy więc zaplanować jej umiejscowienie oraz wyposażenie. Zarówno na dużych, jak i małych powierzchniach świetnie sprawdzają się kuchnie na wymiar, które pozwalają na optymalne zagospodarowanie każdego metra kwadratowego dostępnej powierzchni.

W wielu firmach popularnym rozwiązaniem jest także strefa chillout w biurze, w której można odpocząć od wytężonej pracy i hałasu oraz zregenerować umysł po intensywnym wysiłku. Wyposażenie strefy relaksu nie jest w żaden sposób narzucone – równie dobrze mogą w niej znaleźć się po prostu sofy i kanapy biurowe, pufy do biura oraz kącik z książkami, jak i piłkarzyki, rzutki czy konsola do gier. W każdym pomieszczeniu warto też znaleźć miejsce na rośliny biurowe, które pięknie się prezentują, poprawiają estetykę wnętrza, ale właściwie dobrane mogą również poprawiać jakość powietrza.